ビジネス入門 取引先とのメールに関しての注意点と有効利用

商社という事もあるのか取引先から

１日１００件ほどのメールが届き、大半の時間をメールのやりとりで過ごす。

ラインの様に送信したメールを削除する事は出来ず、ビジネスでは

証拠ともなってしまうメールであるから扱いには注意が必要である。

そこで過去に遭遇したメールのやり取りに関するトラブルをまとめてみた。

作成途中での送信：危険度★☆☆☆☆

メール作成中にうっかり送信ボタンを押してしまう。
これは特に返信作成などで、すでに送信宛先が入力されている場合に起こりやすい。
重要な文書を作成する際は一度アドレスを消してから本文作成をすると良い。

execl見積もりを転用：危険度★★★☆☆

仕入先よりexcel形式で見積書が届いた際に細かい条件がなどがあると
そのまま転用してしまう事がある。
仕入先が見積もりを作成する際にexecelの加工をしている場合があり、
隠された行、列やsheet2に仕入情報が記載されている場合がある。
うっかり気づかず送ってしまうと得意先に仕入情報を
見られてしまう場合がある。
excel形式の見積もり書を転用する場合は保存する際にpdf形式に変更して
pdf形式で送る事をオススメする。

宛先間違え：危険度★★★☆☆

取引先によってはCCなどに多数の関係者アドレスを入れる場合がある。
その際予想変換などでうっかり関係のないアドレスを宛先に入力してしまい
本来送るべき相手ではないアドレスを含めて送ってしまう可能性がある。
見積もりなど含まれてしまいる場合、その値段によっては交渉のスキを
与えてしまう場合がある事を覚えておこう。

メール詐欺：危険度★★★★★

過去一番の危険を感じたのは完全にどちらかの内部の犯行、
もしくはハッキングされていたと思われるが
取引先Aと注文のやり取りをしていたスタッフBが支払いについてのやり取りを
始めた所で、犯人がAとBそれぞれのアドレスと一文字違いのアドレスを作成。
絶妙のタイミングでやり取りに参加。二人はそれに気づかず、それ以降のやり取りは
一文字違いのアドレスと気づかず犯人を経由して何通かメールを行っていた。
最終的に支払う寸前で犯人は振込口座の変更を連絡。
まんまと犯人口座に振り込んでしまった。
取引先のアドレスはグループ分けなどしておけば、防げる内容である。
また振込口座などの変更がある場合は必ず電話で確認する事が重要である。

口頭のやりとりを記録残す：有効度★★★☆☆

得意先からの電話オーダーや、仕入先から口頭で確認した内容などは
特に金銭が発生する内容については必ずメールでやりとりの内容を送り
記録を残しておくことをオススメする。
口頭のみで処理を進め認識違いがあった場合、間違えに気づくのは納品などが
完了した後である事が多い。証拠にもなるが、それ以上にいくら責任が
先方にあっても、トラブルはお互いに無駄な時間を過ごす事になるため、
メールの確認によって再確認を促したい。